【目次】

• 1. はじめに
• – ChatGPTを使い始めたきっかけ
• – 導入前の悩み

• 2. メール作成の時短テクニック
• – 定型文の作成方法
• – 状況別テンプレート活用法
• – 丁寧な表現への書き換え

• 3. 企画アイデア出しの方法
• – ブレインストーミングの活用
• – 競合分析への応用
• – アイデアの具体化手順

• 4. 文章チェックの活用法
• – 文章校正のコツ
• – わかりやすい表現への修正
• – 誤字脱字チェック

• 5. 作業時間の変化
• – 業務別の削減時間
• – 1ヶ月の総削減時間

• 6. まとめ・今後の活用プラン

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こんにちは！今回は、ChatGPTを仕事で活用して驚くほど業務効率が上がった体験をシェアします。

▼はじめに

毎日大量のメール対応、企画書作成、文章チェックに追われる日々。「この業務、もっと効率化できないかな…」と悩んでいた時、ChatGPTと出会いました。

▼メール作成の時短テクニック

1. 定型メールの作成

before：1通15分

after：3分

実際の活用例：

「クライアントへの提案内容のフォローメール。先週の金曜日に打ち合わせをして、予算は500万円。納期は3ヶ月。これを元に丁寧なメールを作って」

このように状況を伝えるだけで、適切なメールの下書きを作成してくれます。

2. 表現の使い分け

・フォーマルからカジュアルまで、相手に応じた表現に変換

・感情的にならない、適度な丁寧さの保持

・要点を簡潔にまとめる

▼企画アイデア出しの方法

1. ブレインストーミング活用

・テーマに関する質問を投げかけ

・複数の視点からのアイデアをリスト化

・実現可能性の確認

2. 競合分析への活用

・業界トレンドの整理

・差別化ポイントの抽出

・ターゲット層の具体化

作業時間：2時間→30分に短縮

▼文章チェックの活用法

1. 校正のポイント

・わかりやすさチェック

・文章の一貫性確認

・専門用語の適切な使用

2. 具体的な手順

・文章をコピペして「この文章をより分かりやすく改善して」と依頼

・「この文章の問題点を指摘して」と依頼

・修正案の提示を依頼

作業時間：1時間→15分に短縮

▼実際の作業時間の変化

1日あたりの削減時間：

・メール作成：-60分

・企画立案：-90分

・文章チェック：-45分

・情報整理：-30分

→1日約3.5時間の削減！

1ヶ月で約70時間の時間創出ができました。

▼この時間でできるようになったこと

・新規クライアントの開拓

・スキルアップ研修への参加

・チーム内の後輩指導

・プライベートの充実

▼活用のコツ

・指示は具体的に

・出力結果は必ず確認

・相手や状況に応じて調整

・機密情報は入力しない

▼まとめ

ChatGPTの活用で、作業時間を大幅に削減できただけでなく、仕事の質も向上。特に定型業務の効率化で生まれた時間を、より創造的な業務に使えるようになりました。

これから挑戦する方へ：最初は小さな業務から始めて、徐々に活用範囲を広げていくのがおすすめです。